Die Organisation eines Teams ergibt sich automatisch mit der Zeit. Sie ist abhängig davon, wie die Beteiligten mit den Werkzeugen umgehen und da immer wieder Menschen kommen und gehen, ändern sich auch die Anforderungen. Manche haben einfach keine Lust auf bestimmte Arten und Weisen und die Organisation eines Projekts ist ein Prozess, der ständig überarbeitet wird. Das sage ich deshalb, weil es meiner Meinung nach nicht so wichtig ist, sich am Anfang festzulegen. Man kann immer mal wieder neue Dinge probieren, was auch neuen Wind in die ganze Angelegenheit bringt.
Wir nutzen generell sehr viel Google Docs, wenn es darum geht, Listen zu führen, Texte zu schreiben usw. Google Docs sind überall verfügbar, immer erreichbar, bieten eine Verlaufsgeschichte, können in Echtzeit bearbeitet werden usw. Außerdem sind insbesondere die Tabellen sehr mächtig, da sie um eigene Scripte erweitert werden können. Wir haben dort z. B. unsere APIs angeschlossen, sodass in der Tabelle sichtbar wird, ob ein Spieler aktiv ist oder nicht, welchen Rang er hat usw. Das hilft insbesondere unserer Moderation dabei, die regelmäßigen Routine-Aufgaben zu erledigen.
Generell bevorzuge ich jedoch, dass interne (beständige) Kommunikation im internen Forum stattfindet. Jeder Server hat in der Regel ein Forum und somit ist es obligatorisch, dass es auch einen internen Bereich gibt, der nur für das Team ist. Da jeder Spieler das Forum kennt, erfordert es praktisch keine Einarbeitung von neuen Teammitgliedern in das Forum. Sobald sie ins Team aufgenommen wurden, bekommen sie eine entsprechende Gruppe und damit automatisch alle passenden Zugriffsrechte. Wir führen dort unsere wichtigen Diskussionen, halten wichtige Informationen fest usw. Manchmal ist es auch eine Mischung mit Google Docs, wo dann die Dokumente aus dem Forum heraus verlinkt sind.
Für kurzweilige (= unbeständige) Kommunikation nutzen wir derzeit noch Slack. Das funktioniert an sich auch ziemlich gut, allerdings sind einige Teammitglieder damit überfordert und finden es anfangs nicht so toll, dass sie jetzt extra ein zusätzliches Tool überall installieren müssen. Da Slack für Community-Projekte viel zu teuer ist, kann man es praktisch gesehen nur in der kostenlosen Variante verwenden und da haben wir grundsätzlich das Problem, dass nicht genügend Nachrichten, Dateien usw. gespeichert werden können. Das ist auch der Grund, warum wir bei wichtigen Themen immer aufs interne Forum setzen, denn dort gehen Beiträge nicht unter.
Was die interne interne Organisation betrifft (also auf Ebene der Projektleitung) habe ich immer gerne Asana benutzt. Mit Asana kann man eigentlich alles machen, aber der riesige Nachteil ist, dass man umsonst nicht mehr als 15 Nutzer haben kann. Danach wird es ähnlich absurd teuer wie Slack. Falls du nicht über 15 Nutzer kommst (da nicht zwangsläufig jedes Teammitglied einen Account dort braucht) oder es für dich selbst nutzen willst, ist das auf jeden Fall einen Blick wert. Kompliziertere Sachen wie Jira würde ich meinem Team niemals zumuten.
Generell lassen sich die meisten Dinge, die durch Tools gelöst werden können, auch auf die herkömmliche Weise erledigen. Man kann die Projektplanung ohne Probleme auf dem Papier bzw. im internen Forum oder alleine mit Google Docs realisieren. Je mehr Komplexität durch weitere Tools dazu kommt, desto eher werden Teammitglieder abgehängt. Wir haben jedenfalls alle Altersgruppen im Team und darunter sind dann z. B. auch Mütter, die mit Technik generell überfordert sind. Die sind dankbar dafür, wenn sie eine einfache Liste im Forum einsehen können, anstatt sich hier anzumelden und da anzumelden und dann wieder hier zu gucken und da zu gucken.
Man sollte sich deshalb nicht nur um die Organisation kümmern, weil man sich um Organisation kümmern will, sondern wenn Bedarf dafür da ist. Bis dahin sollte alles so einfach gemacht werden, wie nur möglich. Das beste Tool bringt nix, wenn es dann am Ende sowieso nicht wirklich genutzt wird. Letzteres ist bei uns in der Vergangenheit aber nur allzu häufig passiert. Ein paar Leute hatten Lust, irgendwas auszuprobieren, haben es möglicherweise auch versucht, aber der Rest konnte sich damit nicht anfreunden. Am längsten leben die einfachsten Möglichkeiten, deshalb bleibe ich bei internes Forum & Google Docs.
Ob Teamspeak oder Discord macht für mich keinen Unterschied. Das ist eine Sache der Präferenz und letztendlich egal. Wenn sich das Team unterhalten will, wird es das tun. Wenn nicht, ist es auch egal, welche theoretischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Bei uns ist und bleibt es Teamspeak, weil wir im Interesse der Community auf Teamspeak setzen. Kostet aber eben Geld.
Von WhatsApp, Telegram und sonstigen privaten Messengern rate ich ganz dringend ab, denn wie auch bei der Arbeit, braucht man als Mensch zwischendurch Abstand. Ich würde wahnsinnig werden, wenn ich jeden Tag hunderte Nachrichten auf mein Handy bekäme. Schon jetzt muss ich immer wieder irgendwelche Gruppen muten. Wenn dein Team und somit die Aktivität wächst, steigt auch die Kommunikation und die sollte sich nicht mit deinem Privatkram mischen. Hier liegt wohl doch ein entscheidender Vorteil von Slack: du hast verschiedene Channel und kannst pro Channel einstellen, ob sie z. B. mobile Benachrichtigungen generieren sollen oder nicht. Bei uns gibt es daher den Channel #wichtig, der genutzt wird, wenn es dringende Probleme mit dem Server gibt.
